Assistant(e) de Direction

Dans le cadre de notre formation Bachelor Hôtellerie, l'Ecole Internationale Tunon de Nantes recherche pour l'un de ses partenaires : un(e) Assistant(e) de Direction en Alternance. 

Vos missions: 

Communication interne et externe : 

• Veiller à faciliter les relations entre le Directeur et ses interlocuteurs,
• Rendre compte au directeur de tous les évènements, évolution des dossiers et informations dont il n'a pas pu avoir connaissance lui-même,
• Rédiger le compte-rendu de réunions auxquelles il participe,
• Assister et coordonner les différents services par le biais de leur responsable dans l'encadrement du personnel en termes de diffusion de l'information intra entreprise, de suivi des horaires de travail, des besoins ponctuels en personnel et de matériel spécifique à des évènements prévus,
• S’assurer que les chefs de service partagent avec leurs équipes les informations et mémos de la direction,
• Lien régulier avec les partenaires extérieurs, le bureau de presse et les affiliations,
• Entretien ponctuel avec les collaborateurs,
• Effectuer des photos smart pour nos socials média.

Réception et aspect commercial : 

• Fidéliser la clientèle et appliquer la politique commerciale de l’établissement
• Etre informé des évènements, des forfaits, des actions promo en cours,
• Gérer en collaboration avec le Directeur, l'activité de l'établissement et s'assurer que le client soit satisfait,
• Transmettre auprès des clients, des institutionnels et des salariés l'histoire, l'image et le standing de l'établissement, au quotidien et lors d'opérations de relations publiques,
• Rencontre avec les clients,
• Ambassadeur & porte-parole de la Direction des valeurs de la Maison et de la culture d'entreprise,
• Contribuer au maintien de l’identité de l’établissement : qualité, élégance, accessibilité….
• Présence sur le terrain pour le 3 ème oeil,
• En d’absence du directeur l’assistant(e) de direction doit assurer les astreintes de nuit et être joignable et se rendre disponible.
• Garantir le respect des chartes de qualité de l'établissement par la mise en place et le contrôle permanent des procédures et des standards de l'hôtellerie haut de gammes et normes tels que l'accueil, la courtoisie, la propreté, l'efficacité du service, la bonne présentation des lieux ;

Tâches administratives : 

• Assurer, en collaboration avec les différents chefs de service, la
formation nécessaire des équipes afin d'atteindre les objectifs qualitatifs
fixés par la Direction tant dans l'axe de la mise en oeuvre de nouvelles
normes et de nouveaux standards que dans l'objectif de répondre à un
cahier des charges et d’obtenir les labels de qualité visés par la direction,
• Effectuer la correction ou rédaction de certaines procédures internes,
• Rédaction des mémos,
• Lecture et corrections pour certains mémos de chefs de service,
• Etude ponctuelle des devis avec négociation,
• Suivi, actions & coordination du story social media
• Suivi, action et coordination des évènements F&B et des différents
points de vente,
• Suivi, actions et coordination avec le chef de cuisine,
• Suivi ponctuel avec les institutionnels, polices et hôteliers locaux,
• Lecture des avis clients sur les divers canaux/supports, Apporter du
temps aux relances des partenaires, prestataires & collaborateurs,
• Assurer la réception, le tri et la répartition du courrier sauf des RAR et du
courrier destiné au IRP,
• Assurer les tâches administratives, le classement des dossiers, les
relances téléphoniques et la rédaction de courriers,

Développement : 

• Seconder la Direction dans l'exécution des travaux ou tâches annuels ou
ponctuels, tels que réfections de chambres, changements de décoration,
commandes de matériel, etc... sans que cette liste ne soit exhaustive,
dans le respect des budgets fixés par la direction ;
• Recherche de produits et suivi des projets achat en collaboration avec la
direction ou l’architecte,
• Contribuer à l'élaboration et à la réalisation des projets de
développement ou de transformation de l’établissement ;